Privacy en email via ScibuCRM?
Wanneer je in ScibuCRM van de mailfunctionaliteit gebruikt maakt, dan heeft dat een groot aantal voordelen. Mails worden (automatisch) gelinkt aan de betreffende relatiekaart in ScibuCRM (ontvanger of afzender) en is makkelijk terug te vinden.
Het voordeel wordt groter wanneer mails van collega’s ook zichtbaar zijn bij de relatiekaart. Zo zie je dus de mails die jijzelf en je collega’s hebben verstuurd en ontvangen.
Wanneer je iemand aan de lijn krijgt en je wilt hem of haar een voorstel doen of andere dingen bespreken, dan heb je dus complete inzage in wat er met de relatie gemaild is en hoef je niet te vragen aan je collega wat de status is.
ScibuCRM en Office365 koppeling
Ook biedt ScibuCRM de mogelijkheid om mails die je ontvangt en verstuurt vanuit Outlook (Office365) automatisch te syncen met ScibuCRM. Elke mail die je verstuurt of ontvangt via Outlook staat dan ook in ScibuCRM, gelinkt aan de relatie.
Wij krijgen wel eens de vraag of dit allemaal wel mag, mag je als werkgever mails van werknemers zichtbaar maken voor collega’s. Mailberichten horen tenslotte tot het privédomein van de werknemer. In mails tussen collega’s komen ook wel eens privé zaken ter sprake en sommige medewerkers gebruiken het zakelijke mail adres ook privé.
Wij zijn natuurlijk geen juristen en verwijzen voor het volledige antwoord daarom ook onderstaande links, maar voor zover wij het kunnen interpreteren is het antwoord op de vraag of het mag ja, mits je de werknemer er goed van op de hoogte is en er een noodzaak is om mailverkeer inzichtelijk te maken.
De werknemer dient zich er van bewust te zijn dat zijn mailverkeer zichtbaar is voor collega’s. Dat geldt natuurlijk helemaal wanneer de mail wordt gesynchroniseerd.
Wij hebben in Scibu wel een aantal maatregelen genomen om bepaalde mails alleen zichtbaar te maken voor de medewerker zelf en niet voor collega’s. Denk dan bijvoorbeeld aan de mail van je collega met de loonstrook, of je mailverkeer of vrije dagen.
Je kunt er selectief zijn in welke mail je wel of niet wenst te synchroniseren. Zo kan je bij voorbeeld een mapje maken in Outlook waar je de mail die je zichtbaar wilt hebben in ScibuCRM naartoe sleept.
Per mail kan je aangeven of je die mail wilt zichtbaar wilt maken.
Je kunt ervoor kiezen om een mail onzichtbaar te maken voor je collega’s.
Je kunt ervoor kiezen om alleen mail die gelinkt is een aan relatie zichtbaar te maken voor collega’s, overige mails (waarvan de relatie niet aanwezig is in ScibuCRM) zijn dan alleen voor jou zichtbaar en niet voor collega’s.
Wij, Qubics BV, als makers van ScibuCRM zijn dan ook geen partij in deze kwestie. ScibuCRM biedt de mogelijkheid om mails (desgewenst automatisch) te koppelen aan de in ScibuCRM aanwezig relaties, maar het is aan de organisatie die met ScibuCRM werkt om te bepalen hoe daarmee om te gaan.
Meer informatie over privacy en mailverkeer vind je op:
https://www.juridict.nl/juridict-nieuwsartikel/wanneer-mag-een-werkgever-in-de-mailbox-van-een-werknemer-kijken/
https://www.deondernemer.nl/personeel/wanneer-mailbox-medewerkers-kijken~268447