Hoe kan ik een offerte aanmaken?
Maken van een offerte
Hieronder een instructie hoe je een offerte moet aanmaken in Scibu. Deze module wordt eventueel door uw beheerder of door ons voor u open gesteld met de juiste rechten.
Uitgangspunten voor deze beschrijving zijn dat:
- De offerte module is ingericht voor gebruik.
- Een offerte template al klaar is. (Voor het maken van een template is een andere instructie.)
- Producten goed zijn ingevoerd in Productenbeheer. (Niet noodzakelijk) Organisatie en Contacten bestaan en juist zijn ingevoerd.
- Er een email template is waarmee de offerte wordt uitgestuurd.
Aanmaken nieuwe offerte
- Het aanmaken van een nieuwe offerte kan op verschillende manieren.
- Het kan vanaf de klantkaart onder:
1. Acties > Nieuw (uitklappen) > Nieuwe offerte.
(Voordeel hiervan is dat klant gegevens worden meegenomen in de Offerte.)
2. Onder het Offerte menu van Scibu. Zweef over het offerte icoon en kies Nieuwe offerte.
3. Rechts-bovenaan onder: Nieuw > Nieuwe offerte.
- Geef vervolgens een titel voor de offerte in de Omschrijving
- Mocht het contact niet ingevuld zijn kun je de persoon er bij zoeken door een naam in te typen en uit de suggestie lijst die dan uitklapt en juiste persoon te kiezen.
- Kies een Kans percentage met de schuifknop. Dit is de kans die jij inschat of offerte het gaat halen. (niet verplicht.)
- Kies een Eigenaar uit de drop-down, meestal ben jij diegene die hem in gaat vullen en staat al voor ingevuld.
- Geef eventueel een referentie
- Geef de status en de fase op waarin de offerte zich bevind, dit is wel een verplicht veld.
- Klik op Opslaan.
Het Offertescherm
Scibu komt dan met een vervolgscherm. Deze bestaat uit verschillende onderdelen. In de linker kolom vind je de klant- , offerte- en Template gegevens terug. In het midden gedeelte o.a. de uitgebreide offerte, adres gegeven en productregel informatie. En aan de rechterkant o.a. de Acties kolom.
Tabje Klant
Hierin kun je alsnog alle gegevens van de klant nog controleren. Je kunt ook meerdere personen aan de offerte toevoegen door in de zoek-box te beginnen een naam in te typen, en vervolgens een naam te selecteren uit de suggestielijst die uit klapt. Na deze selectie kun je deze selectie bevestigen door op het plusje + te klikken.
Bij het toevoegen van contact wordt er uit de contacten tabel een kopie gemaakt van de gegevens en bij het contactinformatie in de offerte geplaatst. De contactpersoon gegevens zijn daarom, door op het potlood icoontje te klikken, beperkt bewerkbaar als email adres en telefoonnummer. Door op het draai icoon te klikken kun je de klantkaart update met deze gegevens. Klik je op de naam zelf dan opent de originele klantkaart.
Slechts 1 van de ingevoerde contactpersonen kan tekenbevoegd zijn. Zet je dit bij een contact aan dan gaat het bij de andere uit.
Tabje Offerte
Hier staan de basis gegevens voor de offerte. Wel/geen BTW.
Beslisdatum (dit is de datum die de klant heeft aangegeven over de offerte te gaan beslissen.)
Taal en Referentie.
Ook kun je hier aangeven hoe er in de offerte met kortingen moet worden omgegaan. (Per categorie of totale korting).
En de volgorde van de categorieën (verderop meer uitleg hier over.)
Tabje Template
Als je een nieuwe offerte gaat aanmaken wordt er een standaard template gekozen die in de voorkeuren van de offerte module zijn aangegeven.
Een template bestaat uit meerdere stukken tekst of pagina’s, secties genaamd. Weet je dat er in een andere template een sectie staat die je denkt in huidige offerte te kunnen gebruiken kun je dit hier invoegen, zonder de hele offerte opnieuw te hoeven in te laden.
Beschik je over een andere template en wil je deze toepassen kun je dit bij Sjabloon selecteren. Let er dan wel op dat mogelijke wijzigingen die je in de offerte al gedaan hebt dan wel verloren gaan als ze worden overschreven met de nieuw gekozen template.
De volgorde van de secties kun je wijzigen door een sectie te selecteren en met de pijltjes toetsen ernaast naar boven of naar beneden te klikken.
Wil je een sectie verwijderen, selecteer deze dan eerst en klik dan op het prullenbakje.
Ben je tevreden met de volgorde klik dan op het opslag icoon om deze op te slaan.
Klik op het potlood icoon om de naam van een sectie te wijzigen en de opties of deze online en/of in de pdf zichtbaar moet zijn te manipuleren. Het is namelijk mogelijk om in een sectie een filmpje in te sluiten. Die kun je niet op papier bekijken dus zal pdf uitgeschakeld moeten zijn.
Template instellingen
Een bijzondere sectie is de prijssectie, de krijgt in de template een eigen sectie. Door op de kleine tandwiel icoon te klikken kun je instellen welke opties je in deze sectie wel of niet getoond wil hebben in de prijssectie. Deze staat overigens los van “Uw investering” in de online omgeving die je altijd te zien krijg bij een online offerte. (De volgorde kun je hier niet veranderen)
Welke template instellingen relevant zijn, wil je wel of niet de categorie tonen of notities onder de productregel plaatsen, is voor elke klant verschillend. Wil je hier meer informatie over hebben neem dan contact met ons op om dit door te spreken.
Aanpassen van een template
Let op! Een template bestaat uit meerdere stukken tekst of pagina’s, secties genaamd. Zo’n sectie kun je in de offerte naast de bestaande secties toevoegen.
- De editor in de template tab van de offerte is bedoeld om nog kleine wijzigen aan te brengen in de tekst van de template en niet om hele offerte teksten te gaan wijzigen. Dit gaat je anders te veel tijd kosten. Je kunt er dan beter voor zorgen dat je van te voren meerdere templates hebt met de gewenste teksten en/of verschillende teksten in Secties onderverdeeld te hebben. Deze kun je in de offerte weer oproepen.
- De werking is anders dan bv. Word. Omdat de template voor zowel de Online weergave (html) als voor de opmaak van de PDF wordt gebruikt zijn er een aantal belangrijke dingen waar je op moet letten.
- Kopiëren van tekst vanuit een externe bron als Word, Excel of een webpagina heeft het probleem dat onder water een ongewenste opmaak en/of lettertypes wordt mee gegeven. Dit kun je oplossen door de tekst éérst in een Notepad te plakken en vanuit Notepad weer te knippen en te plakken in de template. Daarna dien je dan deze geplakte tekst in de gewenste opmaak/lettertype te zetten.
- Bij hetinvoegen van een nieuwesectie, zie je een tabel rand ontstaan. Aangeraden wordt om binnen deze tabel nieuwe teksten te plaatsen omdat deze dan netjes binnen de afmetingen van de pagina valt. Wat wel éérst aangepast moet worden is de hoogte van de cel waarin de tekst wordt geplaatst. Om er voor te zorgen dat het tekstblok automatisch gaat schalen moet dit aanpassen door rechts te klikken op te tabel cel en kies voor cellproperties. Wijzig de waarde die ingevuld staat bij Height van 23 (standaard ingevuld) naar 100 en de eenheid daarachter px naar %, zodat er dus voor de hoogte 100 % komt te staan.
- Afbeeldingen dienen te worden ingevoegd via het Image Center. Knippen en plakken gaat dus niet werken. Het bestand kun je door te klikken op het icoon hier uploaden. Hoewel je hier ook nog wel kunt bewerken is het advies om plaatjes van te voren op het juiste formaat te maken en niet groter dan 680px breed te laten zijn.
- Als je afbeeldingen wilt gaan schalen of ze zijn toch groter dan 680px breed zul je met tabel cellen moeten werken. Voeg dan een tabel toe, met cellen naar keuze. Maak de tabel net als bij toevoegen van een sectie 100 % hoog. En pas de eigenschappen aan van de cel waarin je het plaatje wilt invoegen naar de gewenste breedte. Doe dit ook in het html van de afbeelding (width=” ”).
- Het kan voorkomen dat tekst in de PDF wordt weergegeven als een zwarte regel. Om dat op te lossen moet je de betreffende tekst selecteren en de achtergrondkleur naar wit wijzigen. (kies 2e blokje van links boven van de achtergrondkleur selectie.)
Bovengenoemd zijn de belangrijkste zaken. Mocht je tijdens het bewerken nog ergens tegen aan lopen neem dan contact met ons op.
Productregels maken
Om de producten / diensten in de prijssectie te tonen dien je zogenaamde productregels aan te maken. Dit doe je door op het +te klikken. Er ontstaat een gele regel op de achtergrond en op de voorgrond krijg je een pop-up om de regel gegevens in te vullen. (let op dat je geen pop-up blokker aan hebt staan in de browser.)
Zo kun je meerdere productregels aanmaken.
Het prullenbak icoon is om de regel te verwijderen.
Met het potlood icoon kun je de regel gaan bewerken.
En met het kopieer icoon kun je de regel dupliceren.
Product gegevens
In de pop-up geeft je de productnaam op, deze kun je ook selecteren uit de lijst. De lijst komt naar voren als je de éérste 3 karakters van het product of dienst in typt.
Alle relevante gegevens welke je van te voren in productbeheer aan het product hebt ingegeven, o.a. productnaam, btw, prijs en Categorie wordt overgenomen in de regel.
Je hoeft niet persé uit de lijst te kiezen maar dan moet je de regel zelf aanvullen met de relevante gegevens.
Weergave van de prijssectie in PDF.
In de prijssectie worden de productregels gewoonlijk gegroepeerd op categorie weergegeven.
In het tabje Overig van de product gegevens kun je de categorie wijzigen, uit de drop-down maar je mag ook vrije tekst invullen. Let er dan alleen op dat wanneer je meerdere productregels onder dezelfde categorie wil laten vallen dezelfde tekst gebruikt voor die categorie.
Op dit tabje kun je ook een volgorde van de productregels bepalen, 1 is eerste, 2 daarop volgend enz.
Op tab Overigkun je ook aangeven of de klant in de online versie de mogelijk krijgt om een product wel of niet aan te mogen kiezen, d.m.v. het Type aan te passen. Standaard staat deze op verplicht, maar als je deze op meerkeuze zet kan klant deze aan en uit zetten. Daarnaast kun je aangeven of de klant het aantal van het product mag wijzigen. Deze instellingen hebben effect op de optie Uw Investering.
Maak je gebruik van Categorieën van kun je deze volgorde ook bepalen. Dit doe je in het offerte tabje aan de linker kant onder Categorie korting. 
Selecteer de Categorie en gebruik de navigatie aan de zijkant om deze naar boven / beneden te slepen.
Je kan op 3 niveaus kortingen geven: Op regel niveau, op Categorie niveau en op de hele Offerte. Dit laatste doe je onder Totale korting.
Geen categorieën
Wil je geen gebruik maken van categorieën, selecteer dan op overig tab dan bij categorie voor:
- - none - -
In de Offerte instellingen (kleine tandwieltjes op template tab) kun je aangeven dat je:
Toon categorie titel regel enToon totaal categorie ook niet getoond wil hebben.
Offerte controleren en verzenden
Als je klantgegevens, teksten en productregels nu kloppen kun je de offerte gaan bekijken hoe hij er Online of als PDF er uit ziet. Dit doe je door een actie te kiezen uit het Acties menu. 
Met Opslaan sla je de offerte met deze stand van zaken op.
Verwijderen alleen als je zeker weet dat de offerte mag komen te vervallen.
Met Link kan je de offerte linken aan en opportunity of project.
Met Printen bekijk je de PDF zoals de klant hem gaat ontvangen, als dan niet gedownload vanuit het klantportaal.
Door op Online bekijken te klikken zie je de offerte getoond als webpagina.
Klik op Printen om van de Offerte een PDF te genereren. (mogelijkheid tot controleren van tekst.)
Wil je deze offerte hergebruiken heb je een mogelijkheid om deze te Klonen.
Heb je alles gecontroleerd en wil je de offerte verzenden naar de klant dan moet je deze éérst Bevestigen. Dan wordt er een offerte nummer aan gegeven. Dan zou je nog een keer kunnen printen en deze naar de klant sturen of klik op Verzendenom een mail met een link naar de Online offerte te sturen naar jou klant.
Krijg je een acceptatie van de klant terug kun je de offerte als Gewonnen beschouwen, maar je kunt deze ook handmatig zetten op gewonnen. Daarna is het mogelijk om de offerte om te zetten naar een Order, mocht je die module hebben.
Checklist
Checklist om te controleren of je alles goed hebt gedaan.
☐Is de klant informatie juist?
☐ Staan eventueel de adres gegevens goed?
☐ Is de tekst goed zowel online als in PDF? (juiste template gebruikt)
☐Zijn de producten goed ingevoerd ? (juiste productregels, prijzen, categorie, volgorde.)
☐Indien je online gaat versturen, staat dan het email adres van de klant goed?
☐Is de offerte bevestigd?
Related Links
dinsdag, 02 augustus 2016
Posted in Hoe kan ik...