Hieronder vind je een beschijving hoe je betalingen kunt importeren in Scibu.
In Scibu is het mogelijk om facturen te maken en deze ook te exporteren naar een financieel systeem (bijvoorbeeld Exact) zodat ze daar dan niet meer ingevoerd hoeven te worden. Er bestaat een grote kans dat betalingen dan ook worden verwerkt in de boekhouding. Het is mogelijk om die betalingen te importeren in Scibu. Hier leggen we uit hoe je dat kunt doen.
De te nemen stappen zijn dan als volgt:
Exporteer betalingen uit het boekhoudsysteem als txt of csv bestand, in dat bestand dient minimaal het factuurnummer, de betaling en de betaaldatum te staan. Het beste is om dat bestand als een tab-gescheiden te bestand te exporteren. Ga na in het boekhoudsysteem hoe je dat doet.
Scibu zoekt zelf de betalingen op die matchen met de openstaande facturen, de kleur van het factuurnummer geeft aan of de betaling al is verwerkt (misschien bij een eerdere import). Je kunt zelf zien wat het saldo is van de betreffende factuur door met je muis stil te staan op het factuurnummer.
Er verschijnt dan info over het saldo van de factuur en wat de status is.
Een groen factuurnummer geeft aan dat de betaling al op deze factuur is verwerkt.
Een blauw factuurnummer geeft aan dat de betaling nog niet (volledig) is verwerkt op de betreffende factuur en dus toegevoegd kan worden.
Als het factuurnummer blauw is, en de betaling staat aangevinkt dan komt het openstaande saldo van de factuur overeen met de betaling.
Ga met je muis op de betaling staan die je wenst te verwerken. De opties Wijzigen en Toevoegen verschijnen. Door op Toevoegen te klikken wordt de betaling bij de factuur toegevoegd en krijgt die de status Verwerkt.
Wanneer er geen factuur gevonden wordt voor de betaling zie je geen factuurnummer staan op de betaalregel. In zo’n geval dien je op Wijzigen te klikken. In het scherm dat verschijnt kies je de juiste factuur door op factuurnummer of organisatie te zoeken. Vervolgens kies je voor Opslaan (rechtsboven) om de betaling te matchen met juiste factuur.